Stai pensando di attivare una casella di posta elettronica certificata ma, prima di farlo, vuoi capire meglio come funziona questo servizio? Ti interessa sapere quali strumenti servono davvero, quanto costa e come si usa nella pratica? Allora sei nel posto giusto.
In questa guida scoprirai come inviare una PEC, cos’è la posta elettronica certificata, quali sono i requisiti necessari per utilizzarla e quali spese bisogna sostenere per mantenerla attiva. Vedremo anche alcune tra le soluzioni più conosciute disponibili oggi.
Ti anticipo già una cosa importante: esistono servizi PEC gratuiti o con periodo promozionale iniziale. In generale, i costi restano accessibili e adatti sia ai privati sia ad aziende e professionisti. Solo nel caso in cui servano spazio extra o funzioni avanzate, il prezzo può aumentare, senza però diventare eccessivo.
Indice contenuti
- Cos’è la PEC e come funziona
- Strumenti necessari per usare la PEC
- Come aprire una casella PEC
- Come inviare una email via PEC
- Migliori offerte PEC
Cos’è la PEC e come funziona
Prima di vedere concretamente come inviare una PEC, è utile chiarire cos’è la posta elettronica certificata e quale meccanismo utilizza.
La PEC è una tipologia di email che certifica l’identità di mittente e destinatario e attribuisce ai messaggi inviati un valore legale equivalente a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Spesso viene confusa con la firma digitale, ma si tratta di due strumenti differenti.
Per semplificare: la PEC conferisce valore legale ai messaggi trasmessi via email, mentre la firma digitale serve ad autenticare documenti informatici, come file PDF o Word, dando loro validità legale simile a quella di un documento cartaceo firmato a mano.
Ma nel concreto, come opera la posta certificata? In modo molto semplice:
- Il mittente invia il messaggio.
- Il gestore PEC del mittente verifica che tutto sia conforme agli standard previsti.
- Il messaggio viene inoltrato al gestore PEC del destinatario.
- Il gestore del destinatario effettua ulteriori controlli e consegna il messaggio oppure lo rifiuta.
L’utente riceve notifiche automatiche che comunicano accettazione, consegna oppure eventuali errori.
Va inoltre precisato che alcune caselle PEC consentono anche la ricezione di email provenienti da caselle tradizionali come Gmail, Outlook, Yahoo! o Libero.
Un altro aspetto rilevante riguarda gli obblighi normativi: per i cittadini privati non esiste l’obbligo di possedere una PEC, mentre imprese e ditte individuali devono avere un indirizzo PEC registrato nel Registro delle Imprese.
Strumenti necessari per usare la PEC
Ora che sai cos’è la PEC, vediamo cosa serve realmente per utilizzarla.
La buona notizia è che non occorrono dispositivi particolari. Diversamente dalla firma digitale, non devi acquistare smart card, token o chiavette USB. Tutto il sistema di verifica avviene lato server tramite il provider del servizio.
Per usare una casella PEC puoi affidarti a normali programmi di posta elettronica, ad esempio:
- Outlook
- Thunderbird
- Apple Mail
Questi software possono essere configurati su computer, smartphone e tablet utilizzando i parametri IMAP o POP3 forniti dal gestore PEC.
In alternativa, quasi tutti i provider permettono l’accesso tramite:
- Webmail da browser
- App ufficiali per dispositivi mobili
Di conseguenza, usare la PEC è molto più semplice di quanto molti immaginino.
Come aprire una casella PEC
Molti utenti pensano che attivare una casella PEC sia complicato, ma in realtà la procedura è piuttosto lineare.
Per aprire una PEC devi:
- Collegarti al sito del provider scelto.
- Selezionare il piano più adatto alle tue esigenze.
- Compilare il modulo con i dati personali richiesti.
Successivamente dovrai completare il pagamento del primo anno di abbonamento inserendo un metodo valido.
Dopo questa fase, il provider richiederà normalmente alcuni documenti per l’attivazione, che nella maggior parte dei casi consistono in:
- moduli firmati
- copia di un documento d’identità valido
L’invio della documentazione può avvenire tramite area web, email oppure fax.
Una volta ricevuti i documenti, il gestore in genere impiega poco tempo per rendere operativa la casella.
Alla scadenza annuale può essere previsto il rinnovo automatico, in base al servizio scelto e alle impostazioni dell’account. Se non attivo, riceverai solitamente promemoria via email per evitare la scadenza.
Come inviare una email via PEC
Dopo aver attivato la tua casella PEC, potrai accedere al servizio e inviare messaggi con le modalità offerte dal provider scelto.
Il metodo più classico consiste nell’utilizzare programmi di posta elettronica come Outlook, Thunderbird o Apple Mail, configurando l’account tramite protocolli IMAP o POP3. In genere è consigliato IMAP, perché permette di sincronizzare email e cartelle su più dispositivi.
Per usare questa soluzione basta inserire nel client i parametri IMAP o POP3 forniti dal gestore, con una procedura semplice e veloce.
Molti utenti preferiscono però la Webmail, disponibile ormai con quasi tutti i servizi PEC. In questo caso è sufficiente collegarsi al sito del provider, effettuare l’accesso e gestire la posta direttamente dal browser, senza installare programmi.
Spesso sono disponibili anche app ufficiali per smartphone e tablet oppure client email di terze parti.
Per quanto riguarda l’indirizzo PEC del destinatario, se devi scrivere ad enti o aziende come Agenzia delle Entrate, INPS, TIM o Poste Italiane, il consiglio è consultare i siti ufficiali, dove vengono indicati indirizzi e istruzioni corrette.
Se utilizzi la PEC in un client email con più account configurati, prima dell’invio controlla di aver selezionato l’indirizzo certificato corretto nel campo Da:.
Migliori offerte per la PEC
Ora che sai come inviare una PEC, può essere utile conoscere alcuni dei provider più diffusi disponibili sul mercato.
Libero Mail PEC
Libero Mail PEC consente l’invio e la ricezione di messaggi con valore legale equiparato alla raccomandata A/R, senza limiti di invio e con ricevute incluse.
Può essere usata anche come domicilio digitale per ricevere comunicazioni ufficiali dalla Pubblica Amministrazione.
Sono disponibili due piani:
PEC Family
Pensato per uso personale, include 1 GB di spazio al prezzo di 14,99 euro/anno IVA inclusa.
PEC Unlimited
Indicato per professionisti, offre spazio illimitato al costo di 30 euro + IVA/anno.
Per aprire una casella PEC con Libero, basta visitare il portale ufficiale del servizio e selezionare il tasto Attiva relativo al piano desiderato. Una volta completato l’acquisto, l’indirizzo PEC sarà subito pronto all’uso.
Dopo l’attivazione, potrai consultare la tua casella in qualsiasi momento tramite Webmail dal browser, attraverso l’app Libero Mail disponibile per Android e iPhone/iPad, oppure con un normale programma di posta elettronica configurato usando i parametri IMAP o POP3 di Libero Mail PEC.
Virgilio PEC
Anche Virgilio PEC offre invio e ricezione con valore legale, ricevute automatiche, domicilio digitale e protezioni antispam e antivirus.
I piani disponibili sono:
Personal
1 GB di spazio a 14,99 euro/anno IVA inclusa.
Infinity
Spazio illimitato a 30 euro + IVA/anno.
Per creare una casella PEC con Virgilio, è sufficiente entrare nel sito ufficiale del servizio, scegliere il piano più adatto alle tue esigenze e completare i passaggi richiesti dalla procedura guidata. Una volta concluso l’acquisto, la casella sarà subito attiva e utilizzabile.
In seguito potrai consultare la tua PEC quando vuoi tramite Webmail da browser, con l’app Virgilio Mail disponibile per Android e iPhone/iPad, oppure attraverso un qualsiasi client email configurato con i parametri IMAP o POP3 di Virgilio PEC.
Aruba
Aruba propone servizi di hosting, SPID e PEC con prezzi competitivi.
PEC Standard
- 1 GB di spazio, accesso web e app. 5 euro + IVA il primo anno, poi 9,90 euro + IVA.
PEC Pro
- 2 GB di casella + 3 GB archivio. Include notifiche SMS. 25 euro + IVA/anno.
PEC Premium
- 2 GB casella + 8 GB archivio, notifiche SMS. 40 euro + IVA/anno.
Se desideri approfondire l’argomento, puoi consultare il mio tutorial dedicato a come attivare la PEC Aruba.
PEC Postecertifica
Poste Italiane propone diverse soluzioni PEC.
PEC Postecertifica
2 GB di spazio a 7 euro/anno.
PEC Postecertifica Plus
2 GB di casella + 3 GB archivio a 25 euro/anno.
PEC Postecertifica TOP
3 GB casella + 7 GB archivio a 40 euro/anno.
I parametri IMAP e POP3 di Postecert sono disponibili nella pagina dedicata del servizio: ti basta scorrere fino alla parte finale e selezionare l’opzione Come configurare la PEC da client. Se invece preferisci entrare tramite browser, puoi utilizzare l’area di accesso Web dedicata.
Legalmail
Legalmail permette di attivare una casella PEC gratuitamente per un periodo limitato.
Piano Silver gratuito
Offre:
- 2 GB di spazio email
- 6 GB archivio sicurezza
- protezione password
- anti-phishing
- antispam
- antivirus
- invii multipli
La prova dura 6 mesi.
Successivamente sono disponibili i piani:
- Silver: 40,14 euro/anno
- Bronze: 23,06 euro/anno
- Gold: 79,18 euro/anno
È disponibile anche il piano Personal a 5,90 euro + IVA/anno, senza prova gratuita.
Per ottenere gratuitamente la casella Legalmail Silver per 6 mesi, collegati alla pagina ufficiale del servizio, premi su Prova gratis e successivamente su Procedi per entrare nella fase di accesso. Se possiedi già un prodotto InfoCert, come ad esempio un kit di firma digitale, puoi effettuare il login con le tue credenziali oppure inquadrare il QR code tramite l’app My InfoCert.
Se invece non disponi ancora di un account, seleziona la voce Crea il tuo account InfoCert e compila il modulo con i dati richiesti per completare la registrazione. Dopo aver effettuato l’accesso, clicca sul pulsante dedicato al completamento della richiesta e attendi l’email contenente le istruzioni per proseguire con l’attivazione.
Nei passaggi successivi dovrai entrare nell’area clienti InfoCert usando email e password, aprire la sezione I tuoi servizi > Servizi da attivare, caricare un documento d’identità valido, scegliere l’indirizzo PEC che preferisci e impostare la password di accesso.
Una volta conclusa l’attivazione, la casella PEC potrà essere utilizzata tramite Webmail, con l’app ufficiale Legalmail per Android, iPhone e iPad oppure con qualsiasi client di posta elettronica configurato manualmente.
Register.it
Register.it offre una prova iniziale gratuita con il piano PEC Agile.
Include:
- 2 GB di spazio
- archivio di sicurezza
- antivirus
- antispam
- notifiche SMS
Al termine della promozione il rinnovo costa 54,15 euro + IVA/anno.
Per richiedere l’attivazione della casella, accedi al portale ufficiale di Register.it, seleziona l’opzione Attiva PEC gratis e conferma le condizioni previste dal servizio. Nel corso della registrazione ti sarà richiesto di indicare un metodo di pagamento, utile per l’eventuale rinnovo successivo, senza però alcun costo durante il periodo promozionale.
In seguito riceverai un’email con tutte le istruzioni necessarie per completare l’identificazione personale. Per rendere la procedura più rapida puoi utilizzare anche lo SPID. Terminato questo passaggio, potrai scegliere il nome definitivo del tuo nuovo indirizzo PEC.
In caso di mancato rinnovo, la casella viene prima disattivata e poi eliminata insieme ai contenuti.
SpidMail di Namirial
Se desideri una PEC senza canone fisso annuale, SpidMail può essere una soluzione interessante.
Permette di attivare un indirizzo certificato su dominio:
- @spidmail.it
- @domicilio.online
tramite SPID e senza inserire metodi di pagamento in fase iniziale.
La ricezione è gratuita, mentre ogni invio certificato costa 2,49 euro.
Sono disponibili pacchetti da:
- 5 invii
- 10 invii
- 20 invii
- 50 invii
con prezzi da 9,99 euro + IVA.
Il servizio prevede alcuni benefici iniziali: dopo l’attivazione viene incluso subito un invio gratuito. Se la registrazione viene effettuata tramite SPID Namirial, gli invii omaggio disponibili salgono a 3. È presente anche un programma di inviti: consigliando il servizio a un amico che completa l’iscrizione su SpidMail, riceverai un ulteriore invio gratuito come premio.
Un elemento da tenere presente è che la casella può essere utilizzata soltanto da browser tramite accesso con SPID. Diversamente dalle PEC tradizionali, SpidMail non consente la configurazione su app dedicate o su client di posta elettronica come Outlook o Mail di Apple.
Se desideri provare SpidMail, visita il sito ufficiale del servizio, premi su Attiva GRATIS, poi su Attiva subito e segui i passaggi indicati. Sarà sufficiente accettare la documentazione richiesta e confermare la tua identità tramite SPID per scegliere il nuovo indirizzo PEC.
Conclusione
Ora hai tutte le informazioni necessarie per capire come inviare una PEC, come aprirla e quale provider scegliere. La posta elettronica certificata è uno strumento semplice, utile e ormai fondamentale per comunicazioni ufficiali, personali o professionali. Una volta scelta la soluzione più adatta, usarla sarà molto più immediato di quanto immagini.