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Come usare Microsoft Word

Stai per iniziare a familiarizzare con il PC e i software di videoscrittura per motivi lavorativi. Gli amici più bravi a usare il computer sono disposti ad aiutarti e ti consigliano di iniziare a fare pratica utilizzando Word, cominciando dalle basi di questo software professionale ampiamente utilizzato e apprezzato per la facilità del suo utilizzo.

Hai deciso di intraprendere questa attività, ma sai già di avere alcune lacune in merito. Inoltre, non ti ritieni molto esperto nell’uso quotidiano del tuo PC e stai riscontrando difficoltà nel comprendere come imparare e iniziare a utilizzare il programma Word. Per questo motivo, hai effettuato una ricerca su Google per cercare informazioni e hai cliccato sul mio tutorial, sperando di ottenere assistenza pratica.

Allora, nel caso in cui le cose sono come te lo ho descritte, sei stato molto fortunato a trovare la mia guida. Ti basta avere qualche minuto di tempo libero, e sarò in grado di guidarti nell’uso del programma che ti interessa. Sono un esperto nel campo della tecnologia e uso in maniera intensiva di questo software. Durante la spiegazione della mia guida, ti illustrerò dettagliatamente come usare Microsoft Word, mostrandoti le sue funzionalità più comuni. Sei pronto a iniziare? Fantastico!

Indice contenuti

Come usare Microsoft Word (Windows/macOS)

Prima di illustrare dettagliatamente come usare Microsoft Word, desidero fornire una breve panoramica delle caratteristiche di questo programma. Word rappresenta un noto software di videoscrittura, ampiamente utilizzato quotidianamente da numerosi utenti. È una parte integrante della suite di Microsoft Office. Esso fornisce soluzioni per la produttività e può essere ottenuta in due modi: mediante un abbonamento a (Microsoft 365) o tramite l’acquisto di una licenza d’uso nelle versioni Professional e Office Home. È importante notare che Word lo si può installare su entrambi i sistemi operativi, sia macOS che Windows.

Puoi acquistare Word in numerosi negozi online e fisici, ma per una maggiore sicurezza, ti consiglio di acquistarlo sull’Appstore ufficiale di casa Microsoft. È possibile sottoscrivere un abbonamento al pacchetto Microsoft 365, che offre il primo mese di utilizzo gratuito e successivamente ti verrà richiesto un costo mensile di 7 euro. In alternativa, puoi cercare di acquistarlo da Amazon, ma fai attenzione a verificare la reputazione dei venditori Marketplace e ti consiglio di leggere i commenti di chi ha già acquistato. Se hai un Mac, puoi scaricare Office direttamente dall’AppStore ufficiale di Mac.

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Strumenti principali di Microsoft Word

Per imparare a usare Microsoft Word, devi iniziare aprendo il software tramite l’icona dedicata. Una volta aperta la schermata principale, ti verranno presentati vari modelli di documenti che intendi creare. Tra i numerosi modelli disponibili online e quelli già preinstallati, potrai scegliere quello che meglio si adatta alle tue esigenze: ad esempio, una brochure, una lettera, un menù per un pranzo, un report o anche un documento vuoto. In questo tutorial, ti illustrerò alcuni degli strumenti disponibili su Word, selezionando con semplicità un comune Documento vuoto come esempio.

Quando apri il tuo documento, noterai diverse schede nella parte superiore del modello, ciascuna contenente numerosi strumenti che ti consentiranno di gestire tutti i contenuti. Ecco un elenco delle schede e degli strumenti più conosciuti che potresti utilizzare.

  • File: ti consente di generare un documento nuovo, accedere a uno già esistente e conservare il documento aperto attualmente. È possibile anche stampare, condividere, accedere a tutte le impostazioni generali del tuo documento ed esportare il file in vari formati.
  • Home: In questa scheda trovi le funzioni per impostare il cambio del font, modifica del carattere scegliendone la dimensione e potrai gestire la formattazione del testo. Puoi creare elenchi puntati, cambiare colore al testo e utilizzare la funzione di copia e incolla su ogni elemento che dovrai incollare sul tuo nuovo documento.
  • Inserisci: Puoi aggiungere all’interno di un documento elementi come numerazioni, immagini, numeri di pagina, tabelle, intestazioni, forme geometriche, collegamenti a link esterni e grafici, utilizzando l’opzione Inserisci.
  • Progettazione: consente di creare e memorizzare gli stili o set di colori di formattazione per gli elementi del tuo documento e facilitando l’applicazione rapida su documenti diversi senza dover spendere tempo nella configurazione di stili individuali.
  • Layout:Il menù ha una funzione che consente di personalizzare i margini, l’orientamento, le dimensioni del foglio, nonché la spaziatura e il rientro tra i paragrafi.
  • Riferimenti: Se stai elaborando un documento come un report, una relazione o una tesi di laurea, questa sezione ti permette di generare riferimenti bibliografici e annotazioni a piè di pagina.
  • Lettere: Ti consente di gestire la creazione di buste, nonché di lettere ed etichette.
  • Revisione: Ti permette di richiedere una verifica ortografica e grammaticale al tuo documento. Utilizzando questa sezione, avrai accesso a tutte le risorse necessarie. Inoltre, potrai inserire commenti per apportare modifiche ai tuoi documenti prima di inviarli ai collaboratori.
  • Visualizzazione: Questa funzione ti consente di configurare l’aspetto e la struttura del documento e di esaminare la disposizione di stampa, ovvero il layout. Utilizzando questo menu, è possibile regolare il livello di ingrandimento e suddividere il documento in varie finestre per concentrarsi su parti specifiche del testo.

Dopo aver preso visione delle funzionalità generali di Word che ti ho fornito in precedenza, nei prossimi paragrafi ti illustrerò diverse funzioni specifiche che potresti trovare utili.

Come modificare il font e la dimensione del carattere

All’interno della scheda Home, troverai una serie di strumenti di grande importanza che possono effettivamente influire positivamente sulla leggibilità del tuo documento. Se desideri personalizzare lo stile del carattere nel tuo documento, diverso da quello predefinito, puoi fare clic sul menu a discesa situato nella sezione relativa al tipo di Carattere. All’interno di questo menu, avrai accesso a una vasta gamma di caratteri già presenti nel tuo PC, e dovrai semplicemente selezionarne uno per visualizzarne gli effetti.

I caratteri, cioè i font, disponibili, non sono limitati a quelli visibili. Hai la possibilità di installare quelli di tua preferenza scaricandoli da un database online, ad esempio il sito Web ufficiale DaFont. Il nuovo font che sceglierai sarà poi accessibile nell’elenco dei caratteri disponibili in Word. Nel caso in cui non lo visualizzi immediatamente, ti consiglio di salvare il documento e riaprirlo nuovamente.

Vicino ai font e al menu a tendinapuoi selezionare il tipo di carattere, è presente la casella di selezione per la dimensione del carattere, che consente di regolare la dimensione tra 8 e i 72 punti. Inoltre, hai la possibilità di inserire valori personalizzati al di fuori di questo intervallo, compresi numeri più bassi o più alti rispetto a quelli suggeriti.

Una delle tante modifiche che ti potrebbe interessare riguarda l’utilizzo degli stili di formattazione come il barrato, il corsivo, grassetto e il sottolineato. Questi tasti dedicati al testo si trovano nella sezione alla voce Carattere, sotto le funzionalità precedentemente menzionate. È importante notare che è possibile utilizzare anche una combinazione di tasti per applicare queste formattazioni: Ctrl+S per il sottolineato (o cmd+u su Mac), per il corsivo su Windows (Ctrl+I) invece su Mac (cmd+i), Ctrl+G per il grassetto (o cmd+b su Mac).

Per apportare modifiche avanzate alla formattazione, è possibile selezionare il testo desiderato e fare clic destro su di esso. Successivamente, scegli dal menù a tendina l’opzione Carattere per accedere alle varie opzioni disponibili per effettuare modifiche avanzate alla formattazione.

Tieni presente che quando apporti una modifica utilizzando la funzione di formattazione, questa diventerà visibile solo dopo aver iniziato a digitare il testo con la tua tastiera. Se desideri modificare un testo già inserito, devi selezionare il testo con il mouse e, successivamente, applicare la formattazione desiderata.

Allineamento del testo e uso di elenchi

Nella sezione Paragrafo, che si trova all’interno della scheda Home, sono disponibili delle funzioni per regolare l’allineamento di qualsiasi testo che desideri modificare, inclusi l’allineamento a destra, al centro, la funzione di giustificato e a sinistra.

Di solito, l’allineamento a sinistra è il più comune, sia nel contesto della scrittura di documenti che su Internet. L’allineamento a destra si può utilizzare nelle composizioni di lettere per qualche elemento del testo, mentre l’allineamento centrale è comunemente impiegato per disporre titoli. Tuttavia, spesso si preferisce nei documenti l’allineamento giustificato, poiché conferisce al testo un aspetto più elegante e ordinato.

Nel testo dei paragrafi, di default viene applicata una spaziatura dal bordo del foglio, nota come Margine, quando si utilizza Word. Tuttavia, potrebbe essere necessario regolare la spaziatura tra i paragrafi e il margine in base al contenuto in fase di scrittura. Per apportare tali modifiche, puoi utilizzare i pulsanti Aumenta rientro (rappresentato l’icona forma di un testo con una freccia rivolta verso destra) e Riduci rientro (indicata da un’icona a forma di un testo con una freccia rivolta verso sinistra).

Per creare elenchi, hai diverse opzioni tra cui scegliere. Puoi utilizzare elenchi puntati, che sono elenchi con un simbolo accanto a ciascun elemento, elenchi a più livelli o elenchi numerati. Per iniziare un elenco nuovo, clicca sui tasti corrispondenti all’interno della sezione Paragrafo. I medesimi pulsanti sono identificabili grazie alle icone che mostrano linee ed elementi accanto a essi.

Trova e sostituisci

Tu hai scritto il tuo primo documento con Word e, solo alla fine, hai notato la presenza di qualche errore ricorrente? E desideri individuare una specifica parola nel testo per identificare il paragrafo già redatto? In entrambi i casi, puoi fare affidamento su due funzioni fondamentali del software Word: la funzione Sostituisci e lafunzione Trova.

Se desideri cercare una parola precisa all’interno del documento, come precedentemente menzionato, puoi farlo recandoti nella scheda di Word alla voce Home e seleziona l’opzione Trova dal menu Modifica. In alternativa, puoi premere contemporaneamente i pulsanti su Ctrl+Maiusc+T su Windows (oppure su Mac cmd+shift+f). Questo aprirà un’area sulla parte sinistra del tuo schermo in cui potrai inserire il testo da che desideri cercare.

Inserisci il testo e successivamente clicca sul tasto Invio della tua tastiera per visualizzare i risultati della tua ricerca. Invece se desideri eseguire una ricerca più specifica,  cioè avanzata, e premi sull’icona a forma di freccia vicino al tasto Trova seleziona l’opzione Ricerca avanzata. In una nuova schermata che si aprirà, clicca sulla voce Altro e personalizza i parametri della ricerca secondo le tue preferenze.

Se necessiti di rimpiazzare una parola che appare più volte dentro il tuo documento, puoi farlo utilizzando la funzionalità Sostituisci. Troverai questa opzione sotto il tasto Trova. Una volta cliccato su Sostituisci, si aprirà una finestra in cui dovrai digitare il testo che desideri individuare nel campo apposito Trova e la parola che la sostituirà nel campo apposito Sostituisci con. Se hai bisogno di utilizzare funzionalità di ricerca avanzate per il testo, clicca sul tasto Altro.

Come creare una carta intestata e inserire una numerazione di pagina

Un documento con intestazione è una forma standard di documento ampiamente impiegata da  imprese e professionisti. È possibile crearne uno utilizzando le funzionalità disponibili nella scheda alla voce Inserisci. Attraverso la sezione apposita Intestazione e piè di pagina, è possibile inserire con facilità ogni elemento relativo al documento con intestazione, come il nome dell’azienda, il logo o il nome del professionista, i dettagli per il contatto e l’indirizzo sede legale.

Ora, fai clic sul pulsante Intestazione e seleziona uno dei modelli predefiniti. Questo ti aprirà in una nuova scheda chiamata Strumenti Intestazione e Piè di Pagina, che ti permetterà di personalizzare il piè di pagina del documento o l’intestazione. Successivamente, fai clic su Digitare qui se vuoi modificare il tuo contenuto, aggiungendo immagini, il tuo logo, utilizzando il tasto Immagini situato nella parte superiore della barra orizzontale o inserendo del testo. Inoltre, puoi includere la numerazione delle tue pagine cliccando sul tasto Numero di Pagina.

Altri strumenti di Microsoft Word

In aggiunta alle caratteristiche precedentemente menzionate, hai la possibilità di utilizzare tutte le altre opzioni disponibili nel programma per ottimizzare il tuo qualsiasi tipo di lavoro e migliorare la formattazione del documento.

In relazione a ciò, ti suggerisco di visitare la sezione dedicata a Microsoft Word nel mio sito blog cateo.it, dove potrai trovare numerose guide che illustrano le diverse funzionalità offerte da Microsoft Word.

Come usare Word Online

Il principale svantaggio di Word, se vogliamo chiamarlo così, è rappresentato dal suo prezzo, che potrebbe sembrare troppo elevato per alcune persone, nonostante Microsoft abbia intrapreso l’iniziativa di offrire piani in abbonamento e tariffe più accessibili per tutti gli utenti.

Se non puoi acquistare Microsoft Word o non lo hai installato sul tuo computer, puoi optare per Microsoft Word Online, un servizio di videoscrittura online che offre molte delle funzionalità presenti nel programma per PC. Per utilizzarlo, è sufficiente avere un tuo account Microsoft ed effettuare l’accesso alla piattaforma Word Online.

In questo tutorial, non affronterò l’uso di Word Online per quanto le caratteristiche sono estremamente uguali a quelle del programma Microsoft Word. Per questo che ti invito pertanto a rivedere e consultare i paragrafi precedenti. È importante notare che le differenze risiedono nelle funzionalità che Word Online non supporta rispetto all omologo programma desktop, come la possibilità di proteggere un documento con una password, di salvare modelli dei font (caratteri) e colori, di aggiungere filigrane, di creare etichette e lettere personalizzate, solo per citarne alcune.

Come usare l’app Word su smartphone e tablet

Il famoso software di videoscrittura di Microsoft Word può essere utilizzato anche su device mobili che eseguono i sistemi operativi iOS/iPadOS e Android. Tuttavia, l’app dedicata ai dispositivi come tablet e smartphone è a uso gratuito per schermi di dimensioni inferiori a 10,1 pollici, e offre funzionalità limitate. Invece su i dispositivi con schermi più grandi, è richiesto l’acquisto di un abbonamento di Microsoft 365.

L’interfaccia dell’app varia la disposizione delle schede dove sono collocati gli strumenti in base al dispositivo utilizzato. Su tablet, le schede sono posizionate in orizzontale nella parte superiore, simile a Word Online o Microsoft Word desktop. Mentre su smartphone, le schede sono di facile accesso tramite un menu a tendina situato nella parte inferiore sinistra.

Le caratteristiche e le funzionalità, che troverai sono le medesime già precedentemente elencate nel capitolo di cui ti ho già accennato nella sezione programma desktop di Microsoft Word. È importante notare l’introduzione di una nuova scheda chiamata Disegno, che contiene ogni strumento per il disegno che puoi fare a mano libera, sfruttando il touchscreen di tablet o smartphone.

Come usare microfono Microsoft Word

È possibile attivare e usare il microfono in Word per attivare la funzione di dettatura. Questa opzione è gratuita nell’applicazione di Word disponibile per tablet e smartphone, così come nel servizio Word Online. Tuttavia, per l’utilizzo della dettatura nel programma desktop, è necessario sottoscrivere l’abbonamento di Microsoft 365.

L’uso del microfono in Word è estremamente semplice: su Word Online e Microsoft Word, basta aprire un documento di testo e nella parte superiore clicca la scheda Home. Successivamente, è sufficiente premere il pulsante Dettatura per attivare questa funzione. Inoltre, verrà visualizzato un riquadro che consente di interrompere la registrazione audio dal microfono e modificarne le impostazioni (riconoscibile dall’icona a forma di ingranaggio).

Nel caso di tablet e smartphone, è sufficiente toccare un punto a scelta nel documento (dove si desidera inserire il testo da voler dettare) e fare clic sull’icona a forma di microfono posizionata nella parte inferiore a destra. In questo modo, il microfono rileva la voce e verrà trascritto direttamente nell’app Word. Utilizzando il riquadro situato nella parte inferiore, è possibile disattivare o attivare il microfono, nonché personalizzare le impostazioni della dettatura.

Per ulteriori dettagli relativi alla modalità di dettatura su Microsoft Word e per scoprire come sfruttare i sistemi di dettatura incorporati nel sistema operativo Windows, macOS o Linux del tuo PC a tale scopo, ti invito a consultare la mia guida al quale ho appena fornito un collegamento.

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