Gestire clienti e contatti senza un metodo strutturato può diventare un vero caos, specialmente quando le informazioni sono sparse tra fogli Excel, email, appunti e vecchi file. In questi casi basta poco per perdere di vista follow-up importanti, dimenticare appuntamenti o, peggio ancora, non ricordarsi a che punto è una trattativa. Una situazione che crea disordine, rallenta il lavoro e compromette l’efficienza commerciale dell’azienda.
Per evitare tutto questo, molte imprese stanno adottando piattaforme in grado di centralizzare i dati e automatizzare le comunicazioni. Tra le soluzioni più efficaci troviamo i CRM moderni, strumenti ideali per coordinare vendite, campagne di marketing, lead generation e attività del team. E quando si uniscono le funzionalità di un CRM con i vantaggi dell’automazione, si ottengono veri e propri sistemi che semplificano e migliorano il rapporto con i clienti.
Se vuoi capire come fare marketing automation con un CRM, ottimizzare i processi della tua azienda e risparmiare ore di lavoro manuale, sei nel posto giusto. Nei prossimi paragrafi scoprirai come funziona la marketing automation, perché integrarla in un CRM e come sfruttare strumenti come CRM in Cloud per ottenere risultati concreti e misurabili.
Indice contenuti
- Che cosa significa marketing automation
- Cos’è CRM in Cloud
- Come funziona CRM in Cloud con marketing automation
- Costruire flussi automatizzati in CRM in Cloud
Che cosa significa marketing automation
Prima di capire come fare marketing automation con un CRM, è utile chiarire cosa si intende per marketing automation. Con questa espressione ci si riferisce all’insieme di strumenti e processi che permettono di gestire campagne e comunicazioni in modo automatico, sfruttando regole predefinite e il comportamento reale degli utenti.
In pratica, invece di inviare email manualmente o gestire ogni singola interazione punto per punto, puoi impostare sequenze automatiche che si attivano al verificarsi di determinate condizioni. Per esempio, se un lead clicca un link, compila un form o visita una certa pagina, può partire automaticamente un messaggio mirato. Questo sistema consente di personalizzare la comunicazione, ridurre errori ed evitare attività ripetitive.
Un aspetto fondamentale della marketing automation è la possibilità di segmentare i contatti, raggruppandoli in base a interessi, abitudini, dati comportamentali e molte altre caratteristiche. In questo modo puoi inviare messaggi specifici e pertinenti, aumentando le conversioni e migliorando l’esperienza utente.
Cos’è CRM in Cloud
Per rendere realmente efficace la marketing automation è essenziale collegarla ad un CRM, così da lavorare su dati aggiornati e sincronizzati. CRM in Cloud, la piattaforma di TeamSystem, permette proprio questo: raccoglie e gestisce informazioni su clienti, lead e aziende, coordinando vendite, attività e comunicazioni in un’unica interfaccia semplice da usare.
Oltre alle funzioni tipiche di un CRM — come gestione appuntamenti, analisi vendite, preventivi e gestione attività — CRM in Cloud si integra con strumenti esterni di email marketing, come MailUp. Questa integrazione permette di combinare la potenza dell’automazione con la precisione di un database sempre aggiornato.
MailUp può infatti utilizzare direttamente i dati del CRM per alimentare le campagne, sincronizzare liste, aggiornare contatti e inviare comunicazioni personalizzate. Le email create su MailUp diventano disponibili direttamente all’interno di CRM in Cloud, da dove possono essere inviate in pochi clic. Un modo pratico ed efficace per capire come fare marketing automation con un CRM senza dover saltare da un sistema all’altro.
CRM in Cloud è accessibile via browser, sia da computer sia da dispositivi mobili, e offre piani pensati per aziende di ogni dimensione, oltre a una prova gratuita di questo servizio CRM in Cloud.
Come funziona CRM in Cloud con marketing automation
Entriamo ora nel dettaglio di come fare marketing automation con un CRM utilizzando CRM in Cloud. Dopo aver effettuato l’accesso al servizio, avrai a disposizione una serie di strumenti pensati per gestire contatti, segmentare il pubblico, integrare sistemi esterni e creare automazioni avanzate.
Anagrafiche e importazione contatti
La base della marketing automation è la qualità dei dati. Per questo il primo passo consiste nel costruire un’anagrafica completa e ordinata.
Su CRM in Cloud puoi aggiungere nuovi contatti manualmente oppure importare file .xlsx già in tuo possesso. Il sistema mette anche a disposizione modelli di importazione utili per garantire che i dati vengano caricati correttamente.
Dopo l’importazione puoi arricchire i profili dei contatti con informazioni utili, come attività svolte, opportunità aperte, preferenze, acquisti passati e note interne. Avere un database aggiornato e ricco di dettagli è fondamentale per capire come fare marketing automation con un CRM in maniera realmente efficace.
Ecco la procedura per procedere ad utilizzarlo:
Aggiunta manuale di un contatto
- Dalla schermata principale, clicca sul pulsante + nel menu a sinistra.
- Seleziona Contatto.
- Clicca su Nuovo contatto (in alto a destra).
- Compila i campi richiesti (nome, cognome, telefono, email, ecc.).
- Clicca su Salva.
- Ripeti per ogni contatto da aggiungere.
Importazione automatica da file .xlsx
- Dalla schermata principale, clicca sull’icona ingranaggio nel menu laterale.
- Seleziona Importa dati.
- Clicca su Nuova importazione.
- Clicca su Carica file (o trascina il file nell’apposito riquadro).
- Scegli il file .xlsx con i contatti.
- Se necessario, scarica un file di esempio selezionando il tipo di dato (es. Contatto) e cliccando Scarica esempio.
Modifica di un contatto già importato
- Vai su CRM collaborativo → Contatti.
- Seleziona dall’elenco il contatto da modificare.
- Nella schermata di modifica puoi aggiungere attività, note, documenti, vendite o altre informazioni utili.
Segmentazione dei clienti
Una volta caricati tutti i contatti, il passo successivo è la segmentazione: si tratta di dividere i clienti in gruppi con caratteristiche comuni. Questa fase è cruciale perché permette di inviare comunicazioni personalizzate e spedire messaggi più rilevanti.
In CRM in Cloud puoi creare liste statiche (che non cambiano nel tempo) oppure liste dinamiche, che si aggiornano automaticamente sulla base dei filtri impostati. Ad esempio, puoi creare una lista che raccoglie automaticamente tutti i lead provenienti da una specifica campagna o tutti i clienti che hanno acquistato negli ultimi tre mesi.
Segmentare correttamente ti permette di capire davvero come fare marketing automation con un CRM, creando comunicazioni su misura per ogni pubblico.
Ecco la procedura per procedere:
- Dopo aver importato i contatti e i dati aggiuntivi, puoi segmentare i clienti raggruppandoli per caratteristiche comuni (dati demografici, comportamenti, abitudini di acquisto). Questo ti permette di personalizzare la marketing automation.
- Per creare segmenti su CRM in Cloud, devi creare delle liste.
- Dalla schermata principale, vai su Campagne nel menu laterale.
- Clicca su Liste di distribuzione.
- Premi Nuova Lista (in alto a destra) e inserisci:
- Nome della lista
- Tipo (statica o dinamica)
- Descrizione
- Differenza tra liste:
- Statica: non cambia nel tempo; contiene i risultati di una ricerca fatta una volta.
- Dinamica: si aggiorna automaticamente rieseguendo i filtri di ricerca ogni volta.
- Dopo aver creato la lista, scegli una sezione tra Aziende, Contatti o Lead.
- Clicca su Aggiungi elementi da ricerca.
- Imposta i filtri desiderati per popolare la lista con i contatti che corrispondono ai criteri selezionati.
Integrazione di strumenti esterni
Uno dei punti di forza di CRM in Cloud è l’integrazione con MailUp, una piattaforma professionale per l’invio di email, SMS e messaggi RCS. Per collegare i due sistemi basta installare il plugin dedicato e configurare le credenziali di accesso.
Una volta effettuata l’integrazione, tutte le email create in MailUp vengono sincronizzate all’interno del CRM, insieme alle liste e ai dati statistici. Potrai inviare campagne direttamente dal CRM sfruttando template professionali e metriche avanzate, unendo i vantaggi dell’automazione al potere dei dati centralizzati.
Questa sinergia rende immediato comprendere come fare marketing automation con un CRM attraverso flussi integrati, aggiornamenti automatici e comunicazioni coordinate.
Procedura di integrazione di MailUp con il CRM:
- Installazione del plugin
- Vai su Ingranaggio → Configurazioni nel menu laterale.
- Scorri fino a SINCRONIZZAZIONI.
- Trova MailUp e clicca Installa, quindi conferma.
- Configurazione del servizio
- Dopo l’installazione, clicca su Impostazioni → Login in MailUp.
- Inserisci le tue credenziali MailUp e concedi le autorizzazioni richieste dal CRM.
- Utilizzo e vantaggi
- Le email create con MailUp saranno automaticamente disponibili nel CRM.
- Invio delle email direttamente dal CRM, senza import manuale dell’HTML.
- Liste di contatti sincronizzate e statistiche di invio consultabili direttamente nel CRM.
Monitoraggio e ottimizzazione
Per migliorare le performance delle campagne è fondamentale monitorare costantemente i dati. CRM in Cloud mette a disposizione una sezione Analytics che permette di visualizzare dashboard, report, KPI fondamentali e performance del team commerciale. Per accedere a tutte le informazioni di monitoraggio, vai nella sezione Analytics nella schermata principale. Da qui puoi consultare:
- Dashboard: riepilogo completo delle attività.
- Report: creazione di report semplici, avanzati o database.
- Report mailing: dati su interazioni, feedback, dispositivi e client.
- Sales Performance: monitoraggio dell’attività dei commerciali.
- Dashboard commerciale: gestione opportunità e leads (nuovi, in corso, convertiti, persi).
- KPI: tutte le metriche per monitorare i processi aziendali.
MailUp, invece, offre strumenti di A/B test per sperimentare varianti di soggetti, contenuti o orari di invio, migliorando progressivamente i risultati. Ecco la procedura da seguire:
- Accedi a MailUp dalla pagina principale.
- Vai su Messaggi > Email > A/B Test.
- Clicca su Nuovo A/B Test per iniziare il test.
Monitorare e ottimizzare è essenziale per capire come fare marketing automation con un CRM in modo strategico, basandosi su dati reali anziché ipotesi.
Costruire flussi automatizzati in CRM in Cloud
Il vero cuore dell’automazione su CRM in Cloud è il modulo Flussi, che consente di costruire automazioni intelligenti basate su trigger e condizioni.
Ogni flusso è composto da:
- un trigger (l’evento che lo fa partire)
- una sequenza di azioni
- un nodo di successo o fallimento
Puoi creare automazioni da zero oppure utilizzare template preimpostati. Nell’editor dei flussi puoi definire azioni come:
- inviare email
- creare attività per il commerciale
- aggiungere un contatto a una lista
- modificare dati dell’anagrafica
- generare nuove opportunità
Un esempio concreto: quando un nuovo lead entra nel sistema, il flusso può inviare automaticamente un’email di benvenuto, assegnare il contatto a un commerciale e inserirlo in una lista per comunicazioni future. Ecco la procedura da seguire:
- Attiva il modulo Flussi: vai su Setup > Configurazioni > Plugin dei flussi e installalo.
- Crea una nuova automazione: accedi a Setup > Flussi e clicca su Nuova automazione.
- Scegli il modello: seleziona un modello vuoto o un template predefinito.
- Configura il flusso:
- Flusso: attiva o disattiva il modello.
- Editor: costruisci il percorso del flusso con trigger, nodi ed eventi automatici (email, attività, contatti, opportunità, modifiche dati).
- Log: monitora risultati ed eventuali errori.
- Chiudi il flusso: aggiungi un nodo di successo o fallimento per completare l’automazione.
Questo modulo rappresenta uno dei modi più efficaci per imparare come fare marketing automation con un CRM, trasformando attività manuali in processi automatici che lavorano al posto tuo 24 ore su 24.